أهمية وخصائص المعلومات
لم يعد هناك اى شك في أن المعلومات أصبحت في عصرنا الحالي مورداً جديداً ورئيسياً لأي منظمه بغض النظر عن طبيعة نشاطها أو حجمها أو ملكيتها . فالمعلومات هي في الواقع أما موارد بشرية أو موارد مادية .
ولقد أصبحت المعلومات بالنسبة لمنظمات الأعمال المعاصرة والناجحة بمثابة القاعدة ألأساسيه التي تعتمد عليها لممارسة أعمالها في ظل بيئة الأعمال المتغيرة والمعقدة والتي تحيط بالمنظمة حالياً أو مستقبلاً .
ولقد أكد Fairholm في السنوات المبكرة لعصر المعلومات في عالم الأعمال أهميه المعلومات للمنظمة وذلك عندما أشار إلى أن
(( تدفق المعلومات هو السبيل للحياة والبقاء والاستمرار بالنسبة للمنظمات ، شأنها في ذلك شأن تدفق الدم في جسم الإنسان كضرورة للحياة )) .
وتمثل المعلومات الأساس المنطقي لعملية اتخاذ القرارات بالنسبة للإدارة الحديثة .
فلم تعد القرارات التي تتخذها الإدارة على جميع مستوياتها تعتمد فقط على الخبرة أو الحدس أو التخمين . وفى هذا الصدد يرى البعض أن حوالي 90% من القرار الجيد يتمثل في معلومات دقيقه ، وحوالي 10% فقط أو اقل يتمثل في الخبر، أو الطموحات أو التقديرات الشخصية فالمعلومات هي بمثابة الوقود أو الطاقة اللازمة للإدارة عند أداء وظائفها الإدارية الأساسية من تخطيط وتنظيم وقياده ورقابه ، وعند ممارسة أنشطه المنظمة الأساسية مثل الإنتاج والتسويق والتمويل والموارد البشرية وغيرها .
اتجه الكتاب في مجال نظم المعلومات إلى تحديد الخصائص العامة للمعلومات والتي تتضمن عدداً من الخصائص يختلف عددها من كاتب لأخر ولكنها تسمى بالخصائص الوصفيه التي قد لا يمكن إخضاعها للقياس الكمي الموضوعي . وسوف نعرض هنا هذه الخصائص من وجهات النظر المختلفة مع التعليق عليها .
حدد Burch وزملائه عشرة خصائص أساسيه للمعلومات وذلك على النحو التالي :-
1 – التوقيت Timely :-
أي أن يتلقى المستخدم المعلومات خلال الوقت الذي يحتاجها فيه ومعنى هذا عدم وصول المعلومات لمتخذ القرارات بعد الحاجة لها بفترة طويلة لاحتمالات تقادمها .
2 – الدقة Percision :-
ي الدقة في إجراءات القياس المستخدمة في إعداد المعلومات وتشغيلها وتجهيزها وتلخيصها وعرضها .
3 – الصحة أو الخلو من الخطأ Accuracy :-
أي درجة خلو المعلومات من الأخطاء سواء كانت لغوية أو رقميه .
4 – إمكانية التعبير الكمي Quantifialbe :-
أي إمكانية التعبير عن المعلومات بالأرقام والنماذج الكميه إذا لزم الأمر .
5 – إمكانية التحقق Verifiable :-
أي درجة الاتفاق فيما بين المستخدمين المختلفين عندما يتفحصون نفس المعلومات . وجدير بالذكر إن هذه الخاصية للمعلومات ترتبط بالموضوعية Objectivity .وتشير الموضوعية في المعلومات إلى الخلو من التحيز . كما تشير أيضاً الموضوعية في المعلومات إلى توافر الدليل الموضوعي القابل للتحقيق .
6 – إمكانية الحصول عليها Accessible :-
أي درجه اليسر والسرعة في الحصول على المعلومات اللازمة .
7 – الخلو من التحيز Freedom From bias :-
أي غياب النية في تعديل أو تحريف المعلومات للتأثير على المتلقي ، أو لتحقيق أغراض خاصة .
8 – الشمول Comprehensiveness :-
أي تمامية أو اكتمال المعلومات .
9 – الملائمة Appropriateness :-
مدى ارتباط المعلومات بمتطلبات المستخدم المحتمل لها .
10 – الوضوح Clarity :-
أي خلو المعلومات من الغموض
ويرى Gees Ford أن المعلومات يجب أن يتوافر لها شرطان أساسيان فقط أولهما : أن تكون جديدة وثانيهما أن تحتوى على خبر معين . ومن الواضح أن الشرط الثاني يحتوى على الشرط الأول ، فلا يمكن للمعلومات أن تحتوى الخبر ما لم تكن جديدة بالنسبة للمستخدم . ويفترض في الخبر الذي تحتويه المعلومات أن يكون ملائماً لاحتياجات المستخدم .
والحقيقة أن أهم الخصائص العشر المذكور أعلاه خاصية الملائمة للمستخدم والتي على أساسها تتحدد باقي الخصائص . كما يحب ملاحظة أنه قد يوجد بعض التعارض بين الخصائص المذكورة ، فمثلا ً قد تتعارض خاصية التوقيت مع كل من خصائص الدقة والصحة والتحقق والشمول . وفى كل الحالات يمكن حل هذا التعارض بتغليب خاصية على أخرى وفقاً لاحتياجات المستخدم .
ولقد أكد Burch and Grudnitski أهمية الخصائص الثلاثة والمتمثلة في الدقة والتوقيت والملائمة وذلك في أي نوع من المعلومات الإدارية . بل واعتبر هذان الكاتبان أن تلك الخصائص الثلاثة إنما هي محددات الجودة في المعلومات.
فالدقة تشير إلى أن المعلومات يجب أن تكون خاليه من أي أخطاء ، وتكون واضحة ومفهومه ، وتعكس المعاني الأساسية للبيانات التي تعتمد عليها . فالمعلومات الدقيقة يجب أن تنقل صوره دقيقه للمستقبل لها وقد يتطلب ذلك تمثيلها بيانياً بجانب عرضها في جداول أو في نصوص مكتوبة. وتعنى الدقة أيضا أن المعلومات يجب أن تكون خاليه من التحيز . ففي بعض المنظمات نجد أن المديرين في مستوى الإدارة الوسطي يلعبون دوراً بارزاً في التأثير على قرارات المديرين في مستوى الإدارة العليا وذلك لأنهم يمثلون دور الوسيط في مرور المعلومات بين الإدارة العليا والإدارة في مستوى خط الإشراف الأول . وهذا الدور الذي يلعبه رجال الإدارة الوسطي يسمح لهم بتعديل أو تحريف المعلومات إلى الشكل الذي يجعلها تؤدى إلى عدم حدوث انسجام في القرارات ، أو عدم قدرة هذه القرارات على التعبير عن اهتماماتهم ورغباتهم .
وحتى يمكن التخلص من دور الإدارة الوسطي في هذا الصدد ، أو بالأحرى التخلص من التحيز، فإننا نجد أن بعض المنظمات العامة تقوم باستخدام مصدر مستقل لإنتاج وتوزيع المعلومات بشكل مباشر لكل مستوى من المستويات الإدارية .
ويمكن تحديد المصادر الرئيسية للأخطاء والتحيز في المعلومات على النحو الأتي :-
1 - استخدام طرق غير سليمة في القياس أو جمع البيانات
2 – الاعتماد على مصادر غير دقيقه للبيانات
3 – عدم استخدام طرق سليمة أو دقيقه في تشغيل البيانات
4 – أخطاء في التشغيل نتيجة السهو أو الإهمال
5 – عدم استخدام أساليب تحليل دقيقه
6 – أخطاء أثناء الحفظ أو التخزين للبيانات
7 – تحريف في البيانات للوصول إلى معلومات تهدف إلى تحقيق أغراض معينه
8 – تزييف في البيانات عمدا
ويمكن التقليل من المشكلات الناتجة عن الخطأ والتحيز في المعلومات من خلال إتباع الأتي :-
1 – استخدام وسائل دقيقه في جمع البيانات
2 – الاعتماد على مصادر للبيانات موثوق منها ودقيقه
3 – استخدام نظم دقيقه للمراجعة لاكتشاف أخطاء التسجيل والحفظ
4 – تدريب القائمين على جمع وتسجيل وتحليل البيانات
5 – وضع معايير ثقة في المعلومات
6 – تدريب المستخدمين للمعلومات على أساليب استعمالها ومعالجتها
إن توفير المعلومات لمستقبليها في الوقت المحدد يمثل خاصية أساسيه أخرى لجودة المعلومات. فتأخير وصول المعلومات عن ميعادها المحدد بالطبع سيؤدى إلى فقدان قيمتها ، هذا فضلاً عن وصولها للمستقبل بعد ميعاد الحاجة إليها . والتوقيت يعنى ببساطه أن الأفراد المستقبلين للمعلومات يمكنهم الحصول عليها عندما يحتاجون إليها ، كما أن وصول المعلومات قبل ميعاد الحاجة إليها يجعلها عرضه للتقادم ، كما ربما تسبب الارتباك للمدير.
والملائمة هي الخاصية الثالثة لجودة المعلومات . وببساطة فإن الملائمة تشير إلى ما إذا كانت المعلومات التي تم استقبالها تمكن من الإجابة وبشكل محدد على التساؤلات المختلفة حول الموقف الذي يتطلب هذه المعلومات : ماذا ، ولماذا ، وأين ، ومتى ، ومن ، وكيف
هذا ويجدر الإشارة إلى أن المعلومات قد تختلف درجة ملائمتها من مستقبل لأخر، فقد تكون ملائمة لشخص ما وغير ملائمة لشخص أخر. فملائمة المعلومات الخاصة بطلب أحد العملاء سوف تختلف بين الأفراد العاملين في الشركة من إدارة لأخرى. فالأفراد اللذين يعملون في قسم استقبال طلبات العملاء والمسئولين عن المخازن والتجهيز والدفع والتعبئة والشحن . سوف يعتبرون تفاصيل هذا الطلب كمعلومات ضرورية لأداء وظيفتهم . ورجال البيع من المحتمل أن يهتموا فقط بطلبات العملاء اللذين يدخلون ضمن مناطقهم البيعيه . ومدير المبيعات قد يهتم بطلبات العملاء ولكن بعد أن يتم ترجمة معلوماتها التفصيلية في صورة حصص بيعيه أو تقارير عن المناطق البيعيه إحجام المبيعات المتوقعة . والمحاسبين سوف ينظرون لطلبات العملاء على أنها بيانات إلى حين وقت إعدادهم للتكاليف والحسابات الخاصة بالإيرادات الشهرية . ورجال الإنتاج والبحوث قد يعتبرون تفاصيل هذه الطلبات لا تتلائم مع طبيعة أداء وظائفهم .
ويتفق Gregory and Horn مع غيره من الكتاب على أن قيمة المعلومات إنما تستمد من درجة دقتها وتوقيتها الزمني وملائمتها ، ولكنهما أضافا خاصية أخرى وهى كمية المعلومات . وتشير هذه الخاصية إلى مدى كفاية المعلومات لاتخاذ القرار المرغوب . فكثيراً من المديرين يشكون من عدم كفاية المعلومات المتوافرة لديهم لاتخاذ القرار المناسب حتى ولو كان المتوفر منها يتسم بالدقة العالية والملائمة .
لم يعد هناك اى شك في أن المعلومات أصبحت في عصرنا الحالي مورداً جديداً ورئيسياً لأي منظمه بغض النظر عن طبيعة نشاطها أو حجمها أو ملكيتها . فالمعلومات هي في الواقع أما موارد بشرية أو موارد مادية .
ولقد أصبحت المعلومات بالنسبة لمنظمات الأعمال المعاصرة والناجحة بمثابة القاعدة ألأساسيه التي تعتمد عليها لممارسة أعمالها في ظل بيئة الأعمال المتغيرة والمعقدة والتي تحيط بالمنظمة حالياً أو مستقبلاً .
ولقد أكد Fairholm في السنوات المبكرة لعصر المعلومات في عالم الأعمال أهميه المعلومات للمنظمة وذلك عندما أشار إلى أن
(( تدفق المعلومات هو السبيل للحياة والبقاء والاستمرار بالنسبة للمنظمات ، شأنها في ذلك شأن تدفق الدم في جسم الإنسان كضرورة للحياة )) .
وتمثل المعلومات الأساس المنطقي لعملية اتخاذ القرارات بالنسبة للإدارة الحديثة .
فلم تعد القرارات التي تتخذها الإدارة على جميع مستوياتها تعتمد فقط على الخبرة أو الحدس أو التخمين . وفى هذا الصدد يرى البعض أن حوالي 90% من القرار الجيد يتمثل في معلومات دقيقه ، وحوالي 10% فقط أو اقل يتمثل في الخبر، أو الطموحات أو التقديرات الشخصية فالمعلومات هي بمثابة الوقود أو الطاقة اللازمة للإدارة عند أداء وظائفها الإدارية الأساسية من تخطيط وتنظيم وقياده ورقابه ، وعند ممارسة أنشطه المنظمة الأساسية مثل الإنتاج والتسويق والتمويل والموارد البشرية وغيرها .
اتجه الكتاب في مجال نظم المعلومات إلى تحديد الخصائص العامة للمعلومات والتي تتضمن عدداً من الخصائص يختلف عددها من كاتب لأخر ولكنها تسمى بالخصائص الوصفيه التي قد لا يمكن إخضاعها للقياس الكمي الموضوعي . وسوف نعرض هنا هذه الخصائص من وجهات النظر المختلفة مع التعليق عليها .
حدد Burch وزملائه عشرة خصائص أساسيه للمعلومات وذلك على النحو التالي :-
1 – التوقيت Timely :-
أي أن يتلقى المستخدم المعلومات خلال الوقت الذي يحتاجها فيه ومعنى هذا عدم وصول المعلومات لمتخذ القرارات بعد الحاجة لها بفترة طويلة لاحتمالات تقادمها .
2 – الدقة Percision :-
ي الدقة في إجراءات القياس المستخدمة في إعداد المعلومات وتشغيلها وتجهيزها وتلخيصها وعرضها .
3 – الصحة أو الخلو من الخطأ Accuracy :-
أي درجة خلو المعلومات من الأخطاء سواء كانت لغوية أو رقميه .
4 – إمكانية التعبير الكمي Quantifialbe :-
أي إمكانية التعبير عن المعلومات بالأرقام والنماذج الكميه إذا لزم الأمر .
5 – إمكانية التحقق Verifiable :-
أي درجة الاتفاق فيما بين المستخدمين المختلفين عندما يتفحصون نفس المعلومات . وجدير بالذكر إن هذه الخاصية للمعلومات ترتبط بالموضوعية Objectivity .وتشير الموضوعية في المعلومات إلى الخلو من التحيز . كما تشير أيضاً الموضوعية في المعلومات إلى توافر الدليل الموضوعي القابل للتحقيق .
6 – إمكانية الحصول عليها Accessible :-
أي درجه اليسر والسرعة في الحصول على المعلومات اللازمة .
7 – الخلو من التحيز Freedom From bias :-
أي غياب النية في تعديل أو تحريف المعلومات للتأثير على المتلقي ، أو لتحقيق أغراض خاصة .
8 – الشمول Comprehensiveness :-
أي تمامية أو اكتمال المعلومات .
9 – الملائمة Appropriateness :-
مدى ارتباط المعلومات بمتطلبات المستخدم المحتمل لها .
10 – الوضوح Clarity :-
أي خلو المعلومات من الغموض
ويرى Gees Ford أن المعلومات يجب أن يتوافر لها شرطان أساسيان فقط أولهما : أن تكون جديدة وثانيهما أن تحتوى على خبر معين . ومن الواضح أن الشرط الثاني يحتوى على الشرط الأول ، فلا يمكن للمعلومات أن تحتوى الخبر ما لم تكن جديدة بالنسبة للمستخدم . ويفترض في الخبر الذي تحتويه المعلومات أن يكون ملائماً لاحتياجات المستخدم .
والحقيقة أن أهم الخصائص العشر المذكور أعلاه خاصية الملائمة للمستخدم والتي على أساسها تتحدد باقي الخصائص . كما يحب ملاحظة أنه قد يوجد بعض التعارض بين الخصائص المذكورة ، فمثلا ً قد تتعارض خاصية التوقيت مع كل من خصائص الدقة والصحة والتحقق والشمول . وفى كل الحالات يمكن حل هذا التعارض بتغليب خاصية على أخرى وفقاً لاحتياجات المستخدم .
ولقد أكد Burch and Grudnitski أهمية الخصائص الثلاثة والمتمثلة في الدقة والتوقيت والملائمة وذلك في أي نوع من المعلومات الإدارية . بل واعتبر هذان الكاتبان أن تلك الخصائص الثلاثة إنما هي محددات الجودة في المعلومات.
فالدقة تشير إلى أن المعلومات يجب أن تكون خاليه من أي أخطاء ، وتكون واضحة ومفهومه ، وتعكس المعاني الأساسية للبيانات التي تعتمد عليها . فالمعلومات الدقيقة يجب أن تنقل صوره دقيقه للمستقبل لها وقد يتطلب ذلك تمثيلها بيانياً بجانب عرضها في جداول أو في نصوص مكتوبة. وتعنى الدقة أيضا أن المعلومات يجب أن تكون خاليه من التحيز . ففي بعض المنظمات نجد أن المديرين في مستوى الإدارة الوسطي يلعبون دوراً بارزاً في التأثير على قرارات المديرين في مستوى الإدارة العليا وذلك لأنهم يمثلون دور الوسيط في مرور المعلومات بين الإدارة العليا والإدارة في مستوى خط الإشراف الأول . وهذا الدور الذي يلعبه رجال الإدارة الوسطي يسمح لهم بتعديل أو تحريف المعلومات إلى الشكل الذي يجعلها تؤدى إلى عدم حدوث انسجام في القرارات ، أو عدم قدرة هذه القرارات على التعبير عن اهتماماتهم ورغباتهم .
وحتى يمكن التخلص من دور الإدارة الوسطي في هذا الصدد ، أو بالأحرى التخلص من التحيز، فإننا نجد أن بعض المنظمات العامة تقوم باستخدام مصدر مستقل لإنتاج وتوزيع المعلومات بشكل مباشر لكل مستوى من المستويات الإدارية .
ويمكن تحديد المصادر الرئيسية للأخطاء والتحيز في المعلومات على النحو الأتي :-
1 - استخدام طرق غير سليمة في القياس أو جمع البيانات
2 – الاعتماد على مصادر غير دقيقه للبيانات
3 – عدم استخدام طرق سليمة أو دقيقه في تشغيل البيانات
4 – أخطاء في التشغيل نتيجة السهو أو الإهمال
5 – عدم استخدام أساليب تحليل دقيقه
6 – أخطاء أثناء الحفظ أو التخزين للبيانات
7 – تحريف في البيانات للوصول إلى معلومات تهدف إلى تحقيق أغراض معينه
8 – تزييف في البيانات عمدا
ويمكن التقليل من المشكلات الناتجة عن الخطأ والتحيز في المعلومات من خلال إتباع الأتي :-
1 – استخدام وسائل دقيقه في جمع البيانات
2 – الاعتماد على مصادر للبيانات موثوق منها ودقيقه
3 – استخدام نظم دقيقه للمراجعة لاكتشاف أخطاء التسجيل والحفظ
4 – تدريب القائمين على جمع وتسجيل وتحليل البيانات
5 – وضع معايير ثقة في المعلومات
6 – تدريب المستخدمين للمعلومات على أساليب استعمالها ومعالجتها
إن توفير المعلومات لمستقبليها في الوقت المحدد يمثل خاصية أساسيه أخرى لجودة المعلومات. فتأخير وصول المعلومات عن ميعادها المحدد بالطبع سيؤدى إلى فقدان قيمتها ، هذا فضلاً عن وصولها للمستقبل بعد ميعاد الحاجة إليها . والتوقيت يعنى ببساطه أن الأفراد المستقبلين للمعلومات يمكنهم الحصول عليها عندما يحتاجون إليها ، كما أن وصول المعلومات قبل ميعاد الحاجة إليها يجعلها عرضه للتقادم ، كما ربما تسبب الارتباك للمدير.
والملائمة هي الخاصية الثالثة لجودة المعلومات . وببساطة فإن الملائمة تشير إلى ما إذا كانت المعلومات التي تم استقبالها تمكن من الإجابة وبشكل محدد على التساؤلات المختلفة حول الموقف الذي يتطلب هذه المعلومات : ماذا ، ولماذا ، وأين ، ومتى ، ومن ، وكيف
هذا ويجدر الإشارة إلى أن المعلومات قد تختلف درجة ملائمتها من مستقبل لأخر، فقد تكون ملائمة لشخص ما وغير ملائمة لشخص أخر. فملائمة المعلومات الخاصة بطلب أحد العملاء سوف تختلف بين الأفراد العاملين في الشركة من إدارة لأخرى. فالأفراد اللذين يعملون في قسم استقبال طلبات العملاء والمسئولين عن المخازن والتجهيز والدفع والتعبئة والشحن . سوف يعتبرون تفاصيل هذا الطلب كمعلومات ضرورية لأداء وظيفتهم . ورجال البيع من المحتمل أن يهتموا فقط بطلبات العملاء اللذين يدخلون ضمن مناطقهم البيعيه . ومدير المبيعات قد يهتم بطلبات العملاء ولكن بعد أن يتم ترجمة معلوماتها التفصيلية في صورة حصص بيعيه أو تقارير عن المناطق البيعيه إحجام المبيعات المتوقعة . والمحاسبين سوف ينظرون لطلبات العملاء على أنها بيانات إلى حين وقت إعدادهم للتكاليف والحسابات الخاصة بالإيرادات الشهرية . ورجال الإنتاج والبحوث قد يعتبرون تفاصيل هذه الطلبات لا تتلائم مع طبيعة أداء وظائفهم .
ويتفق Gregory and Horn مع غيره من الكتاب على أن قيمة المعلومات إنما تستمد من درجة دقتها وتوقيتها الزمني وملائمتها ، ولكنهما أضافا خاصية أخرى وهى كمية المعلومات . وتشير هذه الخاصية إلى مدى كفاية المعلومات لاتخاذ القرار المرغوب . فكثيراً من المديرين يشكون من عدم كفاية المعلومات المتوافرة لديهم لاتخاذ القرار المناسب حتى ولو كان المتوفر منها يتسم بالدقة العالية والملائمة .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق